档案管理员绩效KPI：构建高效档案管理的关键

沈钧泽

2025-06-04 02:03:36

阅读9分钟

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想知道档案管理员绩效KPI如何设定？它关乎档案管理的各个方面，从收集、整理到保管、利用。这里有详细的设定原则、主要维度，还有考核方式等多方面的深度解析，快来一起探索档案管理员绩效KPI背后的奥秘吧。

就是说啊，我现在管档案呢，老板让我给档案管理员定个绩效KPI，可我不太清楚咋弄。这KPI得能体现他们工作好坏呀，有没有啥通用的方法或者考虑因素呢？

设定档案管理员绩效KPI可以从以下几个方面考虑：

档案整理方面：
- 档案分类准确性：查看是否将档案按照正确的类别进行归类，比如以月份、项目类型、部门等为标准分类。可以设定一个目标，如每月分类错误率不超过[X]%。
- 档案编号准确性：档案编号就像档案的身份证号，不能出错。规定编号出错次数的上限，例如每季度编号错误不得超过[X]次。
档案保管方面：
- 档案存储完好率：检查档案有无损坏、受潮、发霉等情况。要求档案存储完好率达到[X]%以上。
- 空间利用率：衡量档案存放空间是否得到有效利用。如果空间浪费严重，那也说明工作存在改进空间。
档案检索与利用方面：
- 检索准确率：当其他员工查找档案时，能否快速准确找到所需档案很关键。设定检索准确率的目标，比如每次检索准确率要达到[X]%。
- 档案调出及时率：从接到调档申请到把档案提供给需求者的时间，应该有个时间限制，如[X]%的调档需求要在[具体时长]内满足。

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我刚接手档案管理这块儿的工作，想要考核档案管理员的绩效，但不知道该关注哪些指标才好呢？能不能给点建议，就像在实际工作场景里比较关键的那些。

以下是档案管理员绩效KPI的一些重要指标：

档案完整性：
确保档案没有缺失文件或页面。可以通过定期抽检的方式，查看档案是否完整，目标可设定为抽检的档案完整率达到[X]%以上。
归档及时性：
新产生的档案要及时归档，避免档案堆积。例如规定[X]%的新档案要在[具体时长]内完成归档。
档案保密性：
档案中有很多机密信息，考核档案管理员是否遵守保密制度。如一年内没有发生因档案管理员失误导致的档案泄密事件。
数字化处理效果（如果有数字化任务）：
- 数字化准确性：扫描、录入档案信息的准确性。差错率应控制在[X]%以内。
- 数字化进度：按计划完成数字化任务的比例，需达到[X]%以上。

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我知道档案管理员有好多工作内容，像整理档案啊，保管档案啊，还有给人找档案之类的。但这么多工作内容，我咋根据这些确定他们的绩效KPI呢？感觉有点懵，能不能举个实际例子说说呢？

首先对档案管理员的工作内容进行详细梳理。例如，对于档案整理工作：

如果主要工作是将纸质文档整理成电子文档，那么电子文档录入的速度和准确性就是重要指标。速度方面可以设定每天或每周的录入量下限；准确性则可以规定一定时间内的差错率上限，如每月录入差错率不得超过[X]%。
对于档案保管工作：
- 环境维护方面，如果档案存放在库房，库房温湿度的达标率就是一个指标。比如要求全年温湿度在适宜档案保存范围内的天数占比达到[X]%。
- 安全防范方面，查看档案是否有丢失、被盗等情况。目标设定为一年无任何档案安全事故。
档案查询服务方面：
- 查询响应时间很关键。如[X]%的查询请求要在[具体时长]内得到响应。
- 客户（查询档案者）满意度也是指标之一，可以通过简单的问卷调查来获取满意度数值，要求满意度达到[X]%以上。

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