《办公用品管理绩效不佳？快来看看如何提升！》

要通过办公用品管理提升绩效，可以从以下几个方面入手：

• 成本控制方面：详细统计办公用品的消耗情况，例如纸张、笔等常用物品。对于高消耗的物品，寻找性价比更高的供应商或者采购量大时争取折扣价。这样可以直接降低运营成本，从而提高绩效。如果办公用品浪费严重，就会蚕食利润空间。比如一家企业每年在不必要的办公用品浪费上花费数万元，这就是绩效损失的一部分。
• 流程优化：建立简洁高效的申领流程。如果员工申请一支笔都需要经过层层审批，耗时很久，必然影响工作效率，进而影响绩效。可以采用线上申请系统，设置合理的审批层级，既保证资源合理分配，又不耽误员工正常工作。
• 资源合理配置：根据部门需求分配办公用品。例如销售部门可能需要更多的笔记本用于记录客户信息，而技术部门可能需要更多的电子设备配件。精准分配能避免资源闲置或不足的情况，提高整体工作效率，对绩效产生积极影响。

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办公用品管理绩效不佳可能存在以下原因：

• 缺乏规划：没有提前预估办公用品的需求，可能导致某些物品供应不足，而有些则积压库存。比如在促销季到来前没有准备足够的宣传册用纸，或者大量购入某种很少用到的文具造成浪费。这就像盖房子没有蓝图，无法做到资源的有效利用。
• 制度不完善：如果没有明确的领用、归还、报废制度，员工可能随意取用办公用品，导致管理混乱。例如没有规定打印机墨盒用完后应该及时归还空盒以便回收再利用，很多墨盒就可能被丢弃，增加成本。
• 监督不到位：不能及时发现办公用品管理中的问题，如员工私自挪用公共用品、库存被盗用等情况。就好比仓库管理员长期不盘点库存，等到发现问题已经造成很大损失。
• 人员意识淡薄：员工没有节约办公用品的意识，认为这些都是小物件，随意浪费。例如打印文件时不进行双面打印，大量浪费纸张。

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评估办公用品管理的绩效可以从以下几个维度进行：

• 成本维度：对比预算和实际支出，如果实际支出远低于预算且没有影响正常办公，说明成本控制良好。计算办公用品的单位成本，例如每支笔的平均花费是否在合理范围内。同时关注库存成本，过多的库存会占用资金和仓储空间。
• 效率维度：看员工获取办公用品的便捷程度，是否存在长时间等待审批或者找不到所需物品的情况。统计办公用品的供应及时性，比如新入职员工能否及时得到办公桌椅等基本用品。
• 员工满意度：通过问卷调查或者小组访谈的方式了解员工对办公用品管理的看法。如果大部分员工觉得办公用品的种类、质量和获取便利性都很好，说明管理较为成功。
• 资源利用率：检查办公用品是否得到充分利用，例如打印机的使用率、办公家具的磨损程度等。如果打印机经常闲置，可能是需求预估错误或者共享机制不合理。

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制定办公用品管理绩效指标可以参考以下步骤：

1. 确定目标：首先明确办公用品管理想要达到的目标，是降低成本、提高员工满意度还是提升资源利用率。例如目标是降低办公用品成本10%。
2. 成本类指标：包括办公用品采购成本、库存成本等。采购成本可以设定为与市场平均价格相比的差值，如采购一支笔的价格不得高于市场平均价的105%。库存成本可以通过计算库存周转率来衡量，例如库存周转率应不低于每月2次。
3. 效率类指标：如办公用品的申领处理时间，一般不应超过2个工作日。还有办公用品缺货率，应控制在5%以内。
4. 质量类指标：员工对办公用品质量的投诉率不应超过3%。同时可以设定办公用品的使用寿命指标，例如一个鼠标正常使用应不少于1年。
5. 员工满意度指标：通过定期调查，员工对办公用品管理的总体满意度应达到80%以上。

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