外包管理工作重点有哪些？全方位解析等你来

外包管理工作重点主要有以下几个方面：
一、供应商选择
- **评估能力与经验**：查看外包商是否有处理类似项目的经验，技术能力是否满足需求。例如，如果是IT外包，要看他们是否熟悉相关的编程语言和系统架构。
- **财务状况考察**：确保外包商有稳定的财务状况，避免合作过程中出现因资金问题导致的服务中断风险。
- **口碑与信誉**：通过同行评价、客户案例等了解其信誉度。
二、合同管理
- **明确服务范围**：在合同里清晰界定外包服务的具体内容，防止后期出现扯皮现象。比如详细列出外包的工作流程、交付成果等。
- **确定价格与付款方式**：明确费用结构，包括固定费用、变动费用等，以及付款的周期和条件。
- **规定保密条款**：保护企业的商业机密，对违反保密协议的行为设定严厉的惩罚措施。
三、风险管理
- **识别风险**：如外包商人员流动风险可能影响项目进度，技术更新风险可能使外包服务跟不上企业需求等。
- **制定应对策略**：对于人员流动风险，可以要求外包商有备份人员计划；对于技术风险，规定定期的技术升级条款。
四、绩效监控
- **建立指标体系**：设定质量、进度、成本等方面的考核指标。例如，以产品合格率衡量质量，以项目里程碑完成情况衡量进度。
- **定期评估**：按照一定周期对外包商的表现进行评估，及时发现问题并要求整改。
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在保障外包管理工作中的质量控制方面，可以从以下几个关键环节入手：
1. 前期筛选时的质量考量
- 在选择外包商阶段，就要考察其质量管理体系。例如查看是否通过ISO等质量认证体系，这是衡量一个企业质量管控水平的重要依据。
- 要求外包商提供以往项目的质量数据，如产品次品率、服务满意度等，以此来评估其质量管控能力。
2. 合同中的质量条款约定
- 明确质量标准。如果是产品外包，要详细规定产品的规格、性能指标等；如果是服务外包，要定义服务的质量要求，如响应时间、解决问题的效率等。
- 设立质量奖惩机制。当外包商达到或超过预期质量标准时给予奖励，如额外的付款、长期合作的承诺；反之，当出现质量问题时，要有相应的惩罚措施，如扣除款项、整改通知等。
3. 过程中的质量监控
- 派遣驻场人员（如果必要）。在一些大型外包项目中，可安排企业自己的员工到外包商的工作场地，实时监督生产或服务过程。
- 定期检查与不定期抽查相结合。按照一定的时间周期进行全面检查，同时不定期进行抽检，这样可以更全面地掌握外包工作的质量状况。
- 建立沟通机制。保持与外包商的密切沟通，及时反馈质量问题并要求整改，同时也让外包商能够及时反馈遇到的困难。
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在外包管理工作重点中的成本控制可以通过以下方式实现：
一、预算规划阶段
- **准确预估成本**：首先要对外包项目进行详细的需求分析，明确需要外包的工作范围、工作量等，从而准确计算出大概的成本范围。例如，若将软件开发外包，要根据功能模块数量、开发难度等来预估成本。
- **设定成本上限**：根据企业自身的财务状况和项目预期收益，设定一个合理的成本上限，避免后期成本失控。
二、供应商选择阶段
- **比较多家报价**：向多家外包商发出询价请求，然后对比他们的报价方案。但不能仅仅看价格高低，还要综合考虑外包商的能力、信誉等因素。比如，一家报价很低但没有相关经验的外包商可能会带来潜在的风险，导致后期成本增加。
- **谈判优化成本**：在选定意向外包商后，与其进行深入谈判。可以在服务范围不变的情况下争取更优惠的价格，或者调整付款方式以减轻企业资金压力。
三、合同执行阶段
- **监控成本支出**：建立成本监控机制，定期审查外包商的费用账单，确保费用支出符合合同约定。如果发现有不合理的收费，及时与外包商沟通解决。
- **控制变更成本**：如果在项目执行过程中有需求变更，要严格评估变更对成本的影响，并按照合同规定处理变更费用。
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在做好外包管理工作重点中的人员管理方面，可以采用以下策略：
一、入职与培训
- **明确人员资质要求**：在与外包商签订合同时，明确参与项目的人员应具备的技能、经验等资质要求。例如，对于一个设计外包项目，要求设计师熟练掌握相关设计软件并有一定年限的工作经验。
- **共同参与培训（如果可行）**：对于一些需要与内部团队紧密协作的外包人员，可以组织共同培训，让他们了解企业的文化、工作流程等，同时也让内部团队熟悉外包人员的工作方式。
二、沟通与协作
- **建立沟通渠道**：搭建有效的沟通平台，如即时通讯工具群组、定期视频会议等，确保外包人员能够及时与内部团队沟通项目进展、问题等。
- **明确角色与职责**：清晰界定外包人员在项目中的角色和职责，避免出现工作重叠或推诿现象。可以制作详细的责任矩阵图，明确每个人员负责的工作任务。
三、激励与考核
- **设置激励机制**：虽然外包人员不属于企业内部员工，但可以通过适当的激励措施提高他们的工作积极性。例如，对于提前完成任务且质量达标的外包团队给予奖金奖励。
- **严格考核制度**：建立与外包人员工作成果挂钩的考核制度，根据质量、进度等指标进行考核，对于表现不佳的外包人员要求外包商进行更换。
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