行政采购及合同管理包含哪些内容？有何重要性？

行政采购合同管理主要有以下要点：
一、合同签订前
1. 明确采购需求：确定要采购的物品或服务的详细规格、数量、质量标准等。例如办公用品，要明确纸张的克数、打印机墨盒的型号等。
2. 供应商选择：评估供应商的信誉、资质、价格、交货能力等。可以建立一个供应商评估体系，从多个维度打分筛选。
3. 条款拟定：
- 价格条款：明确单价、总价、是否含税等。
- 交货条款：包括交货时间、地点、运输方式等。
- 质量保证条款：规定验收标准、质保期等。
二、合同签订中
1. 审核流程：确保合同经过法务、财务、相关业务部门等的审核，避免存在法律漏洞或者不符合公司财务政策的情况。
2. 签字盖章：确保签字盖章的真实性和有效性。
三、合同签订后
1. 合同归档：将合同按照一定的分类标准进行妥善保管，方便日后查询和审计。
2. 执行跟踪：监控供应商是否按照合同约定履行义务，如按时交货、提供合格产品等。
3. 变更管理：如果在合同执行过程中有变更需求，如增加采购量，要按照规定的流程进行变更，签订补充协议。
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以下是一些提高行政采购合同管理效率的方法：
一、流程优化方面
1. 标准化流程：制定统一的合同管理流程，从采购申请、供应商选择、合同起草、审核、签订到执行和归档，每个环节都有明确的操作规范和责任人员。例如，对于办公用品的采购合同，无论规模大小，都按照相同的流程走。
2. 简化不必要的审批环节：分析现有的审批流程，去除那些重复或者没有实际意义的审批步骤。比如，如果采购金额较小且风险可控的项目，可以减少一些层级的审批。
二、技术工具应用方面
1. 使用合同管理软件：这类软件可以实现合同的电子存储、检索、提醒等功能。例如，设置合同到期提醒，这样就不会错过重要的合同续签或者结算日期。
2. 自动化数据录入：利用光学字符识别（OCR）等技术，将纸质合同中的关键信息自动录入到系统中，节省人工录入的时间。
三、人员培训与团队协作方面
1. 培训员工：对参与合同管理的人员进行培训，提高他们的业务水平和效率意识。例如，培训他们如何快速准确地审核合同条款。
2. 加强部门间协作：行政采购涉及多个部门，如采购部门、使用部门、财务部门等，加强沟通协作可以避免信息孤岛，减少因为信息不畅导致的效率低下问题。
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行政采购合同管理中的风险防范可以从以下几个方面入手：
一、外部风险防范
1. 供应商风险：
- 在选择供应商时，除了关注价格，还要对其进行全面的尽职调查，包括经营状况、信用记录、涉诉情况等。例如，如果供应商有较多的债务纠纷，可能会影响其履约能力。
- 要求供应商提供担保，如银行保函或者保证金，以降低违约风险。
2. 市场风险：
- 对于价格波动较大的采购品，如原材料类办公用品，可以在合同中约定价格调整机制，如按照市场指数进行调整。
- 关注政策法规变化，例如环保政策变化可能影响某些产品的供应，提前做好应对措施。
二、内部风险防范
1. 流程风险：
- 严格执行合同管理流程，防止内部人员违规操作。如严禁未经授权擅自签订合同或者变更合同条款。
- 定期对合同管理流程进行审计，发现问题及时整改。
2. 人员风险：
- 对合同管理人员进行职业道德教育，防止出现利益输送等行为。
- 明确岗位责任，避免因职责不清导致的管理混乱。
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