《办公场所资产管理：企业如何做好？》

办公场所资产管理要点如下：
一、资产清查

• 首先要对办公场所内所有资产进行全面清查，包括办公设备（电脑、打印机等）、家具（桌椅、文件柜等）以及其他设施。明确资产的数量、型号、购置时间等基础信息。
• 制作详细的资产清单，这有助于后续的管理和核对工作。

• 按照资产的类型、价值、使用频率等因素进行分类。例如，高价值且使用频率低的设备可重点监管，而低值易耗品则可以采取不同的管理策略。

• 确定每项资产的责任人，这样一旦资产出现问题，可以快速找到相关人员。比如某部门使用的设备，该部门负责人就要负责其日常维护和管理。

• 对于各类资产制定相应的维护计划，像办公设备定期进行保养、检查，以延长使用寿命。

• 利用资产管理软件对办公场所资产进行信息化管理，方便查询、统计和分析资产数据。这样可以提高管理效率，减少人工错误。
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以下是一些提高办公场所资产管理效率的方法：
一、引入数字化工具

• 采用专门的办公场所资产管理软件，它能够快速录入资产信息，并且可以随时查询、更新和统计。例如，输入一个资产编号就能立刻获取其所有相关信息，如购买日期、维修记录等。这种数字化管理方式比传统的纸质记录要高效得多。

• 对办公场所内的资产进行合理布局。将常用的资产放置在容易获取的位置，不常用的资产集中存放并做好标识。就像办公用品仓库，如果能按照类别摆放整齐，贴上清晰的标签，那么在寻找物品时就能节省大量时间。

• 对员工进行资产管理方面的培训，让他们了解资产管理制度和流程。比如告诉员工如何正确使用办公设备以减少损坏，以及当发现资产有问题时应该如何上报等。员工熟悉流程后，整个资产管理的协作性会更强，效率也就提高了。
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为防止办公场所资产流失，可以采取以下措施：
一、出入库管理

• 建立严格的资产出入库制度。对于新购入的资产，要详细记录入库时间、数量、来源等信息；当资产需要调出办公场所时，必须经过严格审批，并记录出库时间、去向、领用人等。就好比仓库管理一样，每一件物品的进出都要有账可查。

• 定期对办公场所资产进行盘点，如每月或者每季度一次。通过盘点对比资产清单，及时发现缺失的资产。如果发现资产数量与清单不符，要立即追查原因。

• 在办公场所的关键区域安装监控设备，这可以对潜在的盗窃行为起到威慑作用，同时也有助于在发生资产丢失情况时查找线索。

• 加强对员工的教育，让员工意识到办公场所资产属于公司财产，不得私自占有或挪用。可以通过内部培训、张贴宣传标语等方式来提高员工的意识。
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控制办公场所资产管理成本可以从以下几个方面入手：
一、采购管理

• 在采购资产时，要进行充分的市场调研，比较不同供应商的价格和质量。不要只看价格低，还要考虑产品的性价比和售后服务。例如，购买办公电脑时，选择质量可靠且价格合理的品牌，避免频繁更换带来的高成本。

• 制定合理的资产维护策略。对于一些高价值的设备，可以签订长期的维护合同，降低单次维护成本。同时，培养内部的维修人员，处理一些简单的设备故障，减少外包维修的费用。

• 合理处置闲置资产。如果有办公设备不再使用，可以考虑出售、捐赠或者租赁给其他单位。这样既能回收部分资金，又能避免资产闲置浪费场地资源。

• 建立完善的资产管理预算制度，对各项资产相关的费用进行预算控制。例如，每年设定办公设备维修、更新的预算上限，严格按照预算执行，避免不必要的开支。
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