什么事情能入档案管理员？企业必存的6大类文件清单全解析

档案管理员处理的文件通常分为四类：

1. 行政类：公司章程、会议记录、公章使用登记表等；
2. 人事类：员工合同、薪酬档案、社保缴纳记录（需保存至员工离职后2年）；
3. 业务类：客户合同、项目验收报告（注意保密协议期限）；
4. 财务类：原始凭证、审计报告（按《会计档案管理办法》保存15-30年）。

以公司搬迁为例，必须归档的材料包括：

• 搬迁审批文件（证明流程合规）
• 固定资产盘点表（避免资产流失）
• 新办公场所租赁合同（法律依据）

使用SWOT分析归档价值：
优势(S)：降低法律风险；劣势(W)：人力成本增加；机会(O)：数字化归档可提升效率；威胁(T)：遗漏关键文件可能导致纠纷。建议使用档案管理系统一键扫描归档，点击免费试用可领取3个月电子档案保管权限。

根据《电子签名法》和《劳动合同法》，员工工作邮件的保存需分情况处理：

实操步骤：

1. 用邮件客户端导出PST/OST格式完整备份；
2. 筛选含客户签章、付款信息的邮件重点标注；
3. 在档案管理系统创建【离职人员-XX项目】目录存储。

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应采用象限分类法，按部门职能和文件效力两个维度区分：

• 销售部（高频使用+短期价值）：
  - 客户报价单（按客户名+日期命名）
  - 投标文件（保存未中标方案备查）
• 财务部（低频使用+长期价值）：
  - 原始凭证（按凭证号扫描存档）
  - 审计报告（独立加密存储）

分类技巧：

1. 销售文件增加【客户行业】【项目金额】标签方便检索；
2. 财务凭证采用OCR识别自动提取关键字段；
3. 设置部门专属归档入口，点击立即申请可开通部门独立档案库试用。

需按档案价值四象限法决策：

十年以上纸质档案处理流程：

1. 核对《企业文件归档范围表》确认保留期限；
2. 高价值文件扫描为PDF/A格式（符合ISO19005标准）；
3. 制作销毁清单一式三份（档案室/法务/经办人各存一份）。

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建议采用双套制管理，但需根据文件类型差异化处理：

• 必须双套保存：
  - 法人签字盖章的原件（如股权协议）
  - 政府批文等法定凭证
• 可单电子存档：
  - 内部审批流程单（需保留电子签名轨迹）
  - 扫描清晰的采购订单

管理要点：

1. 纸质档案存放保险柜并登记温湿度；
2. 电子档案使用哈希值校验防篡改；
3. 建立关联索引（如纸质档案编号=电子档文件名）。

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