《想知道电子档案管理特点有哪些吗？》

电子档案管理具有以下几个特点：

• 存储方便且节省空间：电子档案以数字形式存在，可以存储在硬盘、云端等多种存储介质上，相比纸质档案大大节省了物理存储空间。例如一个大型企业如果把多年的纸质合同都保存下来，那需要很大的仓库，但电子档案只需几个服务器就能搞定。
• 检索高效快捷：通过电子搜索工具，能迅速定位到所需档案。只要输入关键词，就能在海量电子档案中快速找到相关文件，不像纸质档案需要人工翻找，效率低下。
• 便于共享和传递：可以通过网络轻松地在不同部门、不同地区之间共享和传递电子档案，实现信息的快速流通。比如分公司和总公司之间传输重要文件，电子档案一键就能发送过去。
• 安全性要求高：一方面要防止数据丢失，如做好备份措施；另一方面要防止数据泄露，需要设置严格的访问权限、加密等安全手段。因为电子档案一旦被窃取或者损坏，可能造成巨大损失。

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电子档案管理在安全性方面有如下特点：

1. 数据加密：对电子档案进行加密处理，使未经授权的人员无法查看文件内容。这就像给档案加了一把锁，只有拥有正确密钥的人才能打开。
2. 访问控制：可以设置不同级别的访问权限，例如普通员工只能查看某些公开的档案，而管理层可以查看和修改更机密的档案。这样可以有效防止内部人员的不当操作。
3. 备份与恢复：为了防止数据丢失，会定期进行备份。如果遇到硬件故障、病毒攻击等情况，可以从备份中恢复数据，确保档案的完整性。
4. 安全审计：记录对电子档案的所有操作，包括访问、修改、删除等，以便在出现安全问题时能够追溯责任。

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在企业应用中，电子档案管理具有以下特点：

• 提高工作效率：员工可以快速查找和获取所需档案，减少在档案查找上花费的时间。例如市场部门做策划时，能迅速从电子档案库中调出以往的案例和市场数据，加快策划进程。
• 流程标准化：电子档案管理系统可以设定档案的创建、审核、归档等流程，确保每个环节按照标准执行，提高管理规范性。
• 促进协作：不同部门可以方便地共享档案，加强部门间的协作。比如研发部门和生产部门可以共享产品设计图纸等档案，及时沟通调整。
• 知识传承：新员工可以通过电子档案系统学习企业的历史项目、经验教训等，有利于企业知识的传承。

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