《供应商送样管理流程中，你知道如何确保万无一失吗？》

供应商送样管理流程主要包含以下几个环节：
1. 送样需求沟通：采购方与供应商明确送样的产品规格、数量、质量标准等要求，确保双方理解一致。例如，某电子企业向芯片供应商提出要特定型号、性能指标且数量为5个的芯片样品用于新设备研发测试。
2. 送样准备：供应商按照要求准备样品。这包括对样品进行检验确保符合初步质量要求、合理包装以防止在运输过程中损坏。比如将易碎的玻璃制品样品用泡沫和防震箱包装。
3. 运输安排：选择合适的运输方式，如快递、物流等，并确保样品能按时送达。同时要考虑运输过程中的环境因素对样品可能造成的影响，像一些对温度敏感的化学品要采取温控运输。
4. 样品接收：采购方收到样品后，检查样品的外观是否有损坏，核对数量是否正确，并且记录接收时间等信息。
5. 样品测试与评估：采购方对样品进行各种测试，如性能测试、功能测试等，根据测试结果评估样品是否满足需求。如果您想要更高效地管理供应商送样流程，可以点击免费注册试用我们的供应链管理系统哦。

要确保供应商送样的及时性，可以从以下方面着手：
- 在前期的沟通环节，明确送样的截止日期，并将其写入合作协议或者送样要求文档中。这就像是给供应商设定了一个“硬指标”，让他们清楚知道最晚什么时候必须送达。
- 建立有效的沟通机制，定期与供应商沟通送样的进展情况。例如，每周进行一次电话会议或者邮件沟通，询问他们在准备样品过程中是否遇到困难，像原材料不足、生产设备故障等，如果有问题可以一起协商解决办法。
- 对于多次不能按时送样的供应商，可以建立一定的惩罚机制，比如减少订单量或者降低其合作优先级。相反，对于总是按时送样的供应商给予一定的奖励，如优先付款或者更多的合作机会。
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在供应商送样管理流程中控制样品质量可从以下几点入手：
1. 严格的质量标准制定：
- 在与供应商沟通送样时，详细列出样品应达到的质量标准。包括物理性能（如尺寸、重量等）、化学性能（成分比例等）、功能性能（能否实现预期功能）等多方面的标准。例如，对于机械零件样品，规定其尺寸公差范围必须在±0.05mm以内。
- 这些标准要尽可能量化、可测量，避免模糊表述，让供应商清楚知晓。
2. 供应商资质审核：
- 在选择供应商送样之前，对其生产能力、质量管理体系等进行全面审核。查看供应商是否具备先进的生产设备、熟练的技术工人以及完善的质量检测流程。例如，拥有ISO9001质量管理体系认证的供应商相对更可靠。
- 可以实地考察供应商的工厂，直观了解其生产和质量管控情况。
3. 送样前的检验：
- 要求供应商在送样之前对样品进行内部检验，并提供详细的检验报告。报告应包含各项质量指标的检测数据以及结论。
- 采购方可以随机抽检部分样品，对比供应商的检验报告，验证其准确性。
4. 样品接收时的检验：
- 当收到样品时，按照预先制定的质量标准再次进行全面检验。对于不符合质量标准的样品，及时与供应商沟通，要求重新送样。
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供应商送样管理流程中的文档管理要点如下：
1. 完整性：
- 确保与送样相关的所有文档都被收集和保存。包括最初的送样请求函、供应商的报价单（如果涉及费用）、样品规格说明书、供应商提供的样品检验报告、运输单据、样品接收记录等。例如，如果缺少了运输单据，一旦样品在运输途中出现问题，就难以追溯责任。
2. 准确性：
- 文档中的信息必须准确无误。如送样请求函中的样品型号、数量等信息要与实际送样一致；检验报告中的检测数据要真实可靠。
3. 分类与归档：
- 对不同类型的文档进行分类存放。可以按照流程环节分类，如分为送样前、送样中、送样后三类文件夹，然后在每个文件夹下再细分不同类型的文档。也可以按照供应商名称进行分类，方便查找和管理。
4. 可追溯性：
- 通过文档管理，要能够清晰地追溯到整个送样流程的各个环节。例如，从最终的样品测试报告，可以追溯到样品的来源（哪个供应商）、运输过程（运输单据）、接收情况（接收记录）等。
5. 保密性：
- 对于涉及商业机密或者技术秘密的文档，要做好保密措施。限制文档的访问权限，只有相关人员可以查看和处理。
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