如何撤掉档案管理员？需注意哪些要点？

如果要撤掉档案管理员岗位，以下是一些建议的程序：
一、内部评估阶段
1. 工作审查：首先对档案管理员的工作内容进行详细审查，确定当前档案管理工作是否可以通过其他方式（如自动化系统、其他员工兼任等）完成。
2. 部门需求评估：与各部门沟通，了解他们对于档案管理的需求以及对撤岗可能产生的影响的看法。例如，如果销售部门经常需要查阅合同档案，那么要考虑撤岗后如何保障他们能及时获取资料。
二、法律与合规检查
1. 查看劳动合同：确认与档案管理员签订的劳动合同条款，特别是关于岗位调整或解除劳动关系的规定，避免违反劳动法律法规。
2. 行业规定：某些行业可能对档案管理有特殊规定，比如医疗行业的病历档案管理，确保撤岗不会违反行业规范。
三、人员沟通环节
1. 提前通知：给档案管理员足够的时间准备，提前通知他/她关于撤岗的计划。例如，可以提前一个月告知，并说明原因。
2. 提供转岗机会（如果有）：如果公司内部有其他合适的岗位，可以向档案管理员提供转岗的机会，并协助其过渡。
四、工作交接安排
1. 明确交接内容：制定详细的交接清单，包括各类档案的存放位置、电子档案的密码、正在进行的档案整理项目等。
2. 监督交接过程：安排专人监督交接过程，确保档案管理工作能够顺利过渡到新的模式或者人员手中。
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当撤掉档案管理员岗位后，可以这样妥善处理档案管理工作：
一、技术手段利用
1. 采用档案管理软件：市面上有很多成熟的档案管理软件，可以实现档案的数字化存储、分类检索等功能。例如，使用某微的档案管理系统，它可以自动对档案进行编号、分类，方便快捷查找。
2. 云存储：将档案存储在云端，既节省本地空间，又方便多部门协同查阅。像腾讯云的企业级云存储服务，提供安全可靠的存储环境。
二、重新分配工作任务
1. 部门内部分担：如果公司规模较小，可以将档案管理工作分配到各个部门，由部门内部指定人员负责本部门相关档案的管理。比如，财务部负责财务档案，人事部负责人事档案。
2. 设立兼职岗位：挑选有一定责任心和组织能力的员工兼任档案管理工作，给予适当的补贴或者奖励。
三、外部合作
1. 外包给专业机构：如果觉得内部管理成本高或者缺乏专业知识，可以将档案管理工作外包给专业的档案管理公司。例如，信安达档案管理公司，他们有着丰富的经验和专业的设备，可以高效地管理档案。
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撤掉档案管理员可能面临以下风险及规避方法：
一、档案管理混乱风险
- 风险表现：由于没有专人负责，档案的分类、存储等可能变得无序，导致查找困难。例如，员工需要查找一份多年前的合同档案时，可能因为混乱的档案管理而花费大量时间甚至找不到。
- 规避方法：建立清晰的档案管理流程手册，规定所有涉及档案操作的人员都要按照流程执行。同时，定期进行档案盘点，确保档案的准确性和完整性。
二、档案安全风险
- 风险表现：档案可能包含机密信息，如商业机密、员工隐私等。撤掉档案管理员后，如果安全措施不到位，可能会出现档案泄露的情况。
- 规避方法：加强档案安全保护措施，如设置不同级别的权限访问电子档案，对纸质档案存放处安装监控设备和门禁系统等。
三、合规风险
- 风险表现：某些行业对档案的保存期限、格式等有严格规定，撤岗后如果不了解这些规定，可能导致违规行为。
- 规避方法：安排专人负责关注行业法规变化，或者咨询专业的法律顾问，确保档案管理始终符合规定。
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