想做好人事档案管理？快来看看Excel如何助力！

夏启昕

2025-03-24 20:33:51

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人事档案管理在企业运营中十分重要。本文介绍了用Excel做人事档案管理的相关内容，包括基础准备如软件安装、确定档案结构、创建工作簿工作表；数据录入的规则与技巧；数据整理与格式化的排序、筛选、格式化操作；数据保护与安全方面的密码保护和备份策略；以及数据分析与统计用到的简单函数和数据透视表等。

用户关注问题

Excel中如何用函数整理人事档案？

我们公司人事档案信息都在Excel里，特别乱。我想把这些信息按照一定规则整理一下，比如根据员工入职日期排序，或者提取出年龄之类的，听说可以用函数来做，但是不知道咋操作呢。

首先，如果要根据入职日期排序，可以选中入职日期那一列数据，然后在菜单栏找到“数据”选项卡，点击“排序”按钮，设置好排序依据就可以了。如果要提取年龄，假设你有员工的出生日期在某一列（如A列），在另外一个单元格（如B1）输入公式=DATEDIF(A1,TODAY(),"Y")，这个公式就可以计算从出生到现在过去了多少年也就是年龄。不过这里要注意数据格式一定要正确哦。我们的[产品名称]在数据处理方面有很多便捷的功能，如果你想要更高效地管理人事档案，可以免费注册试用一下哦。

Excel怎样建立人事档案模板？

我刚接手公司人事工作，要在Excel里弄个人事档案。可是完全不知道这个档案模板该怎么建啊，像员工基本信息、工作经历这些内容要怎么安排在表格里才合理呢？

建立人事档案模板，第一步先确定要包含哪些板块。一般来说基本信息板块肯定要有，包括姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等。这些可以放在表格的最前面几列。然后是工作经历板块，可以设置开始时间、结束时间、工作单位、职位等子项。学历板块也是重要的，例如毕业院校、专业、学历层次等。你可以这样设计表头，每一行代表一个员工。如果在创建过程中有困难，可以考虑使用我们的[产品名称]，它有专门针对人事档案管理的预设模板，还可以预约演示哦。

如何在Excel中保护人事档案的机密性？

我们人事档案里有很多敏感信息，像工资待遇之类的，放在Excel里怕被别人不小心看到或者恶意篡改，怎么能保护一下呢？

在Excel中保护机密性有几种方法。一种是对整个工作表进行加密，点击“文件” - “信息” - “保护工作簿” - “用密码进行加密”，设置好密码后只有知道密码的人才能打开工作表。另一种是设置单元格保护，如果某些单元格内容不想被修改，先选中这些单元格，右键 - “设置单元格格式” - “保护”，勾选“锁定”，然后再点击“审阅” - “保护工作表”，设置一个密码。这样没有密码就无法修改这些单元格内容了。不过单纯靠Excel的保护可能存在一定风险，我们的[产品名称]有更高级别的安全防护措施，欢迎免费注册试用了解更多。

Excel中人事档案数据太多，如何快速查找特定员工信息？

我们公司人很多，人事档案的Excel表格超级长，每次找个特定员工的信息都要翻好久，有没有什么快速查找的办法呀？

在Excel中你可以使用“查找和替换”功能快速查找特定员工信息。你可以通过快捷键Ctrl+F调出查找框，然后输入你要查找的员工姓名或者其他关键信息，点击“查找下一个”就可以快速定位到相关单元格。如果要查找的内容有一些特殊条件，例如查找所有姓张的员工，你可以使用筛选功能。先选中数据区域，点击“数据” - “筛选”，然后在姓名列的筛选箭头那里设置自定义筛选，选择“开头是张”就可以筛选出所有符合条件的员工。要是你觉得这种查找方式还不够方便，我们的[产品名称]提供了智能搜索功能，可以极大提高查找效率，欢迎预约演示哦。