如何检查合同管理？全方位解析合同管理检查的要点

楚耀辉

2025-03-14 20:52:13

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合同管理对企业至关重要，涉及多个环节。在检查合同管理前要明确目的、组建团队、收集资料。在合同管理各流程阶段，如起草、审核、签订、执行、终止或续签阶段都有相应的检查要点，还有基于信息技术的检查也不可忽视。最后要对检查结果进行总结并改进，这样才能让企业合同管理更规范高效。

用户关注问题

如何检查合同管理是否合规？

比如说我们公司最近被要求自查合同管理是不是符合规定，但是我都不知道从哪下手。就像合同签订的流程啊、保存方式这些方面，怎么查才能知道合不合规呢？

要检查合同管理是否合规，可以从以下几个方面入手：

**合同签订流程**：查看是否有明确的授权制度，比如哪些人有签订合同的权限，有没有相应的审批流程记录，包括各级领导的签字或电子审批痕迹等。如果存在越权签订合同的情况，那很可能是不合规的。
**合同条款审查**：检查合同条款是否符合法律法规要求，例如涉及到的商业条款是否公平合理，有没有违反竞争法等相关法律的条款。同时，还要看一些必要条款是否完整，像合同双方的基本信息、服务或商品的描述、价格、交付方式、违约责任等。
**合同保存与归档**：合规的合同管理要求对合同进行妥善保存。查看是否有专门的存储系统，能否方便地查询到历史合同，并且存储期限是否符合公司规定或者法律法规要求。
**合同履行跟踪**：了解是否有机制来跟踪合同的履行情况，例如是否定期对合同执行进度进行检查、有没有对可能出现的风险进行预警等。

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怎样检查合同管理中的风险？

我在公司负责一部分合同管理工作，老是担心会有什么风险没发现。像那种合同里隐藏的风险，还有合同执行过程中的风险，到底该怎么检查出来呢？

检查合同管理中的风险可以按照如下步骤：

**合同签订前风险检查**：
- 市场风险：分析合同涉及的业务在市场中的波动可能性，比如原材料价格波动对合同成本的影响。如果是长期合同，这种风险可能更大。
- 主体资格风险：核实对方当事人的主体资格是否真实有效，营业执照是否正常年检，经营范围是否涵盖合同业务等。这可以通过国家企业信用信息公示系统等官方渠道查询。
- 信用风险：调查对方的信用状况，包括以往的履约记录、是否存在诉讼纠纷等。可以借助第三方信用评级机构或者法院裁判文书网等资源。
**合同签订时风险检查**：
- 条款风险：仔细审查合同条款，如付款条款是否明确合理，违约条款是否足以保护己方权益。不合理的付款条件可能导致资金回笼困难，而薄弱的违约条款可能在对方违约时无法有效索赔。
- 法律风险：确保合同条款不违反法律法规，避免无效条款的存在。例如，某些限制竞争条款可能被认定为无效。
**合同执行过程中的风险检查**：
- 履行风险：建立监督机制跟踪合同的履行情况，及时发现未按约定履行的情况并采取措施。比如，如果供应商未能按时供货，要及时催货或者根据合同条款追究违约责任。
- 变更风险：关注合同变更情况，任何变更都应有书面记录且符合合同约定的变更程序。否则可能导致争议和额外的风险。

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如何检查合同管理的效率？

我们公司合同特别多，感觉合同管理效率很低。每次找个合同都要半天，合同审批也慢。想知道怎么检查这个合同管理效率到底低在哪呢？

检查合同管理效率可从以下维度进行：

维度	检查要点
检索速度	测试查找一份合同所花费的时间。如果是纸质合同，是否有清晰的索引目录便于快速定位；若是电子合同，系统的搜索功能是否强大，能否通过关键词、日期、合同编号等多种方式快速检索。如果查找合同耗时过长，说明效率低下。
审批流程	统计合同审批环节的数量以及每个环节的平均审批时长。审批环节过多或者个别环节审批时间过长都会影响整体效率。同时，查看是否存在不必要的审批层级或者可以并行审批的环节却设置为串行审批。
人员协作	观察参与合同管理的不同部门（如法务、业务部门、财务等）之间的协作是否顺畅。是否存在信息传递不畅、重复劳动的情况。例如，法务审核完合同后业务部门才发现需要修改一些关键业务条款，导致流程反复。
自动化程度	检查合同管理中有多少流程是自动化的，如自动提醒合同续签、自动生成合同报告等。较低的自动化程度通常意味着更多的人工操作，从而降低效率。

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