如何更好的进行合同管理？从流程、风险、工具、人员到绩效全方位解析

要有效提升合同管理效率，可以从以下几个方面着手：

• 合同存储数字化：将纸质合同扫描成电子文档，并利用合同管理软件来存储，这样方便搜索和查阅。例如，当你需要查找某份与特定供应商签订的合同，只需在软件中输入关键词就能快速定位。
• 建立合同台账：记录合同的关键信息，像合同编号、签订方、金额、有效期等。这就好比一个合同的“身份证”登记表，能够让你一眼看清每份合同的基本情况。
• 设置提醒功能：对于合同中的重要日期，如续签、付款等日期，设置提醒。避免因为遗忘而导致的违约风险。
• 流程标准化：制定从合同起草、审核、签订到执行、归档的标准流程，确保每个环节都按照规定进行，减少出错的可能性。

如果想要更轻松地实现这些功能，可以考虑使用专业的合同管理系统，欢迎免费注册试用，体验高效的合同管理。

在合同管理中，有以下一些风险需要特别关注：

• 法律风险：如果合同条款不符合法律法规，可能会导致合同无效或者产生法律纠纷。例如，合同中的某些条款侵犯了他人的权益或者违反了强制性法规。这时候可以采用SWOT分析，从优势（Strengths）来看，合法合规的合同能保障自身权益；劣势（Weaknesses）则是一旦违法，将面临诉讼等不利局面；机会（Opportunities）在于及时修正可避免更大损失；威胁（Threats）是不了解法律容易陷入长期法律纠纷。
• 履约风险：对方可能无法按照合同约定履行义务，比如不能按时交货或者付款。要提前评估对方的履约能力，可以查看对方的财务状况、信誉等。
• 信息泄露风险：合同中往往包含公司的商业机密等敏感信息，如果管理不善被泄露出去，会给公司带来损失。应加强合同的安全保管，限制访问权限等。
• 变更风险：在合同执行过程中，如果出现变更需求，没有及时办理相关手续，容易引发争议。变更时一定要以书面形式明确变更内容并由双方签字确认。

为了更好地防范这些风险，可以借助专业的合同管理工具，预约演示来深入了解如何管控合同风险。

要保证合同的合规性，可按以下步骤进行合同管理：

1. 法律知识储备：相关人员要熟悉与业务相关的法律法规，例如合同法、行业特定法规等。这是基础，就像盖房子要先打好地基一样。如果对法律一知半解，很难确保合同合规。
2. 模板审查：如果使用合同模板，要定期审查模板是否符合最新的法律要求。随着法律的不断更新，原来合法的条款可能会变得不合规。
3. 条款审核：在签订合同前，对每一项条款进行细致审核。重点关注权利义务、违约责任、争议解决等关键条款。可以建立内部审核团队或者咨询法律顾问。
4. 合规备案：对于一些特殊行业，合同可能需要向相关部门备案，要确保按时、准确备案。

采用专业的合同管理系统有助于更系统地保证合同合规性，欢迎免费注册试用，让您的合同管理更放心。

小公司低成本进行合同管理可以尝试以下方法：

• 利用办公软件：像Excel来制作简单的合同台账，记录合同的基本信息。虽然功能有限，但基本够用。例如，列出合同名称、签订日期、金额等基本信息。
• 云盘存储：使用免费的云盘来存储合同电子文档，方便共享和备份。如百度网盘，只要设置好文件夹分类，就能较好地管理合同文档。不过要注意数据安全。
• 简化流程：由于人员较少，可以简化合同审批流程，但要确保关键环节有人把关。比如由业务负责人直接审核合同条款的合理性。
• 员工培训：对员工进行基本的合同管理知识培训，提高员工的意识。这样可以减少因为员工疏忽导致的合同管理问题。培训内容可以包括合同的基本要素、常见的风险等。

当然，如果小公司希望在发展过程中有更专业的合同管理，也可以考虑性价比高的合同管理系统，预约演示了解更多。