怎么加强合同管理？全方位解析合同管理的要点与措施

以下是一些加强合同管理中风险防控的方法：

• **合同签订前**：
  • 进行充分的尽职调查，了解对方的主体资格、信誉状况等。例如查看对方的营业执照、经营历史等信息。
  • 仔细审查合同条款，确保条款明确、无歧义。特别是关于双方权利义务、违约责任、争议解决方式等关键条款。
• **合同履行过程中**：
  • 建立合同履行的跟踪机制，及时掌握双方的履行情况。比如安排专人负责定期检查合同执行进度。
  • 对可能影响合同履行的因素保持关注，如市场变化、政策调整等，提前做好应对准备。
• **合同变更时**：
  • 严格按照约定的程序进行合同变更，对变更后的条款重新进行风险评估。

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借助软件加强合同管理可从以下几个方面入手：

• **合同存储与检索方面**：
  • 选择一款支持电子合同存储且具有强大检索功能的软件。这样可以方便地查找以往的合同，节省时间。例如，输入关键词就能快速定位到相关合同。
• **流程管理方面**：
  • 合同管理软件能够设定合同审批流程，规范合同从起草到签订的各个环节。不同级别的人员按流程操作，保证合同的合法性和合规性。
• **提醒功能方面**：
  • 软件可以设置合同履行提醒，比如到期付款、续约提醒等。避免因遗忘而导致的违约风险。

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加强合同管理中的文档版本控制可以这样做：

• **编号规则**：
  • 为每个版本的合同文档制定统一的编号规则。例如，按照日期+修改次数+项目名称等要素进行编号，这样从编号就能清楚地知道文档的大致情况。
• **记录变更内容**：
  • 每次修改合同文档时，详细记录变更的内容、原因以及变更人等信息。可以在文档的页眉或页脚处添加注释，或者使用专门的变更记录表格。
• **存储管理**：
  • 建立专门的文档存储库，将不同版本的合同分开存放。可以按照版本号顺序排列，方便查询和对比。

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要提高员工对合同管理的重视程度以加强整体管理，可以从以下几个维度进行：

• **培训教育方面（优势 - 提升能力）**：
  • 开展合同管理相关的培训课程，让员工了解合同管理的重要性、流程以及相关法律知识。例如通过案例分析，展示因合同管理不善而导致的严重后果，像重大经济损失等。这样员工认识到自己在合同管理中的责任，会更加重视。
• **激励机制方面（机会 - 调动积极性）**：
  • 设立奖励制度，对在合同管理工作中表现优秀的员工给予奖励，如奖金、荣誉证书等。这会激发员工积极参与合同管理的热情，提高他们的重视程度。
• **明确职责方面（劣势 - 避免推诿）**：
  • 清晰界定每个员工在合同管理流程中的角色和职责。例如谁负责起草，谁负责审核，谁负责跟进执行等。避免出现问题时互相推诿，也能让员工明确自己的任务，进而重视起来。
• **企业文化方面（威胁 - 形成氛围）**：
  • 将合同管理纳入企业文化建设的一部分，营造重视合同管理的企业氛围。比如在公司内部宣传合同管理的成功案例，使员工在潜移默化中接受合同管理的重要性观念。

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